Gestion de flotas

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GESTION DE FLOTAS

Introducción a un sistema de Gestión de Flotas basado en tecnología GPS: características, funcionamiento y utilidades

La Gestión de Flotas se refiere al conjunto de acciones encaminadas a la óptima utilización y aprovechamiento de una flota de vehículos comerciales a motor. Tiene en cuenta aspectos de la compra de los vehículos así como su mantenimiento, la gestión del combustible, los conductores etc. Y entre estos aspectos también los sistemas basados en tecnología GPS, en los que nos vamos a centrar en el presente artículo y a los que nos vamos a referir desde ahora con Gestión de Flotas.

Las flotas de vehículos comerciales son muy numerosas, es rara la empresa que no se apoye en vehículos a motor para poder llevar a cabo parte de sus actividades, y por tanto suponen un gasto necesario pero importante que si se puede reducir sería un ahorro significativo. Es aquí donde cada vez se hace más necesario un sistema de Gestión de Flotas telemático para mejorar el control de los vehículos y aumentar la optimización de estos recursos.

La Gestión de Flotas se basa en la localización GPS. Cada vehículo lleva instalado un dispositivo con un módulo GPS y otro GPRS para recibir la información de posición, dirección y velocidad, y transmitirla remotamente a la aplicación de Gestión de Flotas.

La aplicación de Gestión de Flotas es un software que muestra la información enviada de la manera más intuitiva posible para ser analizada. Organiza la flota por grupos, permite controlar la posición a tiempo real, así como históricos, los tiempos de actividad y parada, los movimientos en zonas delimitadas, los excesos de velocidad, mantenimientos etc. Y suele accederse a él a través de una web o bien a través de la intranet de la empresa.

Componentes de un sistema de Gestión de Flotas:

-Hardware

Ya hemos visto que es un dispositivo con un receptor GPS y módulo GPRS, aunque también puede enviar la posición vía satélite en zonas muy remotas sin acceso a redes de telefonía, si bien con un coste mucho más elevado.

Además existen una serie de accesorios o “periféricos” que pueden conectarse con el rastreador GPS: sensores de temperatura de la carga, de apertura de puertas, de nivel del tanque de combustible, de identificación de conductor, de bloqueo de motor, etc. Todos estos accesorios envían información adicional muy útil y que son analizados en el software de Gestión de Flotas.

-Software:

Suele mostrar la información de dos maneras: en cartografía y en informes.

En la cartografía o mapas pueden verse todos los vehículos a tiempo real y representarse rutas realizadas. Los informes representan la información en formatos de Excel, PDF o similar de forma que puedan ser impresos y se puedan analizar los datos de diferentes maneras.

Las características más habituales de un sistema de Gestión de Flotas además de los mapas e informes suelen ser:

-Puntos de Interés: que se reflejan en el mapa e informes y ayudan a la gestión de lugares visitados. Importante para saber el número de veces que ha sido visitado un cliente por ejemplo, algo muy interesante en la gestión de flotas.

-Zonas de trabajo o geofences: delimitan zonas geográficas y suelen ir asociadas a alertas de salida y/o entrada de las mismas.

-Vehículos más cercanos: para enviar al más cercano a un lugar en un momento determinado.

-Envíos de los informes en automático: poder automatizar un informe y que sea enviado por e-mail a usuarios en un periodo determinado.

-Alertas: una de las partes más importantes de la gestión de flotas. Pueden ser enviadas por e-mail o SMS y avisan sobre incidencias que hemos predeterminado previamente: excesos de velocidad, arranques o paradas en horarios no autorizados, excesos de horas de conducción, corte de alimentación con la batería, entradas y salidas de zonas de trabajo, de aviso por apertura de puertas, de bajada o subida del sensor de temperatura etc. Existen muchos tipos de alertas, tantas como necesidades pueda tener el cliente en este aspecto de la gestión de flotas.

-Gráficas: para mostrar de forma sencilla la información de la gestión de flotas.

-Módulo de mantenimiento: para llevar la gestión del mantenimiento de los vehículos.

Es importante también que un sistema de Gestión de Flotas tenga la posibilidad de integrarse con el ERP de la empresa mediante una API de integración, de esta manera se unen las dos aplicaciones en una sola mejorando el análisis de la información.

Sectores de aplicación:

Un sistema de gestión de flotas puede usarse prácticamente en cualquier empresa que tenga vehículos, es casi seguro que va a sacar un beneficio de su uso.

Los principales sectores de aplicación para la gestión de flotas son el transporte de mercancías por carretera, la mensajería, vehículos de servicio público (policía, ambulancias, bomberos, retenes anti-incendios, etc.), maquinaria agrícola y de obra pública, vehículos de fuerza de ventas, de servicio técnico, embarcaciones de recreo, etc.

Además cada empresa es un mundo y puede tener necesidades diferentes, por tanto es muy importante que el sistema de gestión de flotas pueda adaptarse a dichas necesidades mediante un I+D continuo, ya sea por petición expresa del cliente o bien por la identificación de una nueva necesidad en el mercado que el sistema de gestión de flotas deba abarcar.

Otro aspecto a tener en cuenta en la gestión de flotas es la conducción eficiente de los vehículos. Se está imponiendo para ahorrar costes en el combustible y alargar la vida útil del vehículo. Además las consideraciones medioambientales de reducción de CO2 son muy bien vistas por el público y los estamentos oficiales. Todo esto puede ser controlado por el sistema de gestión de flotas mediante la reducción de los tiempos al ralentí, el uso de rutas más cortas y eficientes, no usando el vehículo fuera de las horas de trabajo, el control de los excesos de velocidad, etc.

Para concluir podemos decir que la tendencia a implantar sistemas de gestión de flotas es cada vez mayor debido a los beneficios obtenidos en ahorro de costes y mejora en la atención al cliente y a que sus costes son cada vez más reducidos.